I den første artiklene i serien om HMS plan på alle steder, beskrev vi en måte å strukturere en perm over arbeid. Deretter har vi sett på krav om organisasjonskart og de lover, forskrifter og retningslinjer man må ta hensyn til. Denne artikkelen handler om hvordan man lager en HMS plan for arbeidsstedet.
3) HMS plan for arbeidsstedet
Målet med en HMS plan er å sikre at uhell ikke skjer på arbeidsplassen. Den lages ut fra undersøkelser man gjør kontinuerlig på arbeidsplassen. Det er omtalt mer i kapittel 4, men det mest vanlige er at man gjennomfører medarbeiderundersøkelser, går vernerunder og gjennomfører en risikoanalyse. De ting som kommer fram i dette arbeidet og som utmerker seg som ting man må gjøre noe med kommer inn i en handlingsplan.
Selve planen bør lages oversiktelig og punktvis. Man kan med fordel kategorisere den i grupper som for eksempel fysisk bygg, bruk av bygg i det daglige, forhold mellom de ansatte, forhold opp mot kunder/brukere, brann, m.m.
En oppramsing av punkter må etterfølges av en kolonne med hvem som har ansvaret for at tiltak blir gjennomført og frist for når dette arbeidet skal være utført. Det kan med fordel være en avkrysningskolonne slik at man kontinuerlig kan hake av det som blir utført og man har dermed planen med i det daglige arbeidet.
4) Grunnlaget for planene
Det er hovedsakelig 3 ting man bør gjøre på en arbeidsplass årlig. Det skal vi se på videre i artikkelen.
Risikoanalyse er en metode for å kartlegge hva som kan være farlig og hvor farlig det er. Man gjør dette ved hjelp av alle ansatte/bruker som kommer frem med ting de mener kan være farlig på stedet. Deretter gir man det poeng etter hvor ofte det kan skje skader og evt. hvor farlig er det om det skjer. Disse tallene ganges opp og man får da en poengsum som i forhold til alle de andre punktene sier noe om farlighetsgraden. De med høyest tall må man gjøre noe med aller først. Se egen artikkel om ROS analyse her
Medarbeiderundersøkelse er ett viktig redskap ikke bare for HMS arbeid men for bedriften som sådan. Ut fra en medarbeiderundersøkelse så kan man få frem punkter som er viktig for det psykiske arbeidsmiljøet og evt. fare for ulykker som skyldes stress, tidspress, o.a.
En medarbeiderundersøkelse er en ferskvare mer enn noen andre undersøkelser. Den måler status hos folk der og da. Tar man testen en mandag morgen eller fredag ettermiddag så kan man få nyanser i svarene. Husk at svarene skal være anonyme.
En undersøkelse kan man enten lage selv eller få hjelp av profesjonelle firmaer som tilbyr dette. En undersøkelse kan inneholde spørsmål vedr. arbeidsmiljø, innhold i jobben, jobbtilfredshet, stress, leders rolle, oppfatning av jobbens mål, strategi og risiko, motivasjon og trivsel. Det er viktig at man spør spørsmål som er allmennyttige for bedriften og som man kan bruke til å utvikle stedet videre både som bedrift, men også innen HMS.
Svarene som kommer skal offentliggjøres for de ansatte og skal tas med i HMS plan eller annen bedriftsmessig plan for å utvikle stedet videre.
Vernerunde er den tredje og kanskje den mest håndfaste undersøkelsene man gjør årlig. En vernerunde må være systematisk og skal gjennomføres av verneombud sammen med HMS ansvarlig.
En måte å gjennomføre den på er at man lager en liste over alle rom i bygninger samt punkter som går på uterommet, maskiner, etc. Deretter går man fra sted til sted og ser etter ting man må ta tak i for å sikre de ansatte og andre brukere på stedet.
Det man noterer ned må bli etterfulgt av en kolonne med hva som må gjøres, hvem som tar ansvar og frist for å utføre oppgaven.
På en vernerunde må man se etter mangler og feil på fysisk bygg og materiell samt bruken av dette. Det kan være stikkontakter med ødelagte støpsler, for mange skjøteledninger på en kurs, for dårlig ventilasjon, ovner som ikke virker, lamper uten deksel, arbeidsstoler som er delvis ødelagte, redskaper som er ødelagte, maskiner som er reparert provisorisk, gulv med snublekanter, glatte gulv, sperrede rømningsveier, osv.
Andre undersøkelser som kan gjennomføres er for eksempel en undersøkelse vedr. mer konkrete arbeidsplasser og arbeidsforholdene som er akkurat for den ansatte. I en stall kan det for eksempel være en undersøkelse som går på utstyr som brukes i løpet av en dag. Det kan være trilleborrenes forfatning og brukervennlighet, greipenes brukervennlighet, leietau type, arbeidsklær, osv.
Oppsummert
Det å gjennomføre alle disse undersøkelsene og lage handlingsplaner krever en del arbeid, men målet er å unngå at de ansatte blir sykemeldte og få alle til å yte mer i det daglige. Man har mao alt å vinne som arbeidsgiver ved en grundig undersøkelse og systematisk arbeid med punkter som avdekkes.
Se tidligere artikler i serien:
